Tesis İşletme Kontrolleri Talimatı

 1 Amaç ve Kapsam

Bu talimatın amacı, ENKA Spor Kulübü birimlerinin periyodik olarak kontrol edilmesi, kontrol esnasında tespit edilen eksikliklerin ilgili birim amirine ulaşması ve tespit edilen arızlara aksiyonların alınması için uygulanacak kuralları ve sorumlulukları tanımlamaktır.

2 Sorumluluklar

2.1 Spor Koordinatörlüğü

Periyodik tesis kontrolleri boyunca birimlerin durumunu aktarmak ve belirlenen tüm eksiklikler için ENK-SP-03-FR14 Tesis İşletme Kontrol Listesi Formu ile EDMS üzerindeki iş akışını başlatmak, her bir arıza için ilgili birim amirini görevlendirmek ve eksikliğin kapandığından emin olmak üzere gerekli takibi yapmaktan sorumludur.

2.2  Birim Amirleri

Spor Koordinatölüğü tarafından kendilerine yönlendirilen iş akışlarının incelemelerini yapmak ve tespit edilen arızları ortadan kaldıracak aksiyonları belirlenmiş zaman dilimleri dahilinde planlamak, uygulamak/uygulatmak ve sonuçlandırılmasını sağlamaktan sorumludur.

2.3 Resepsiyon Görevlisi

Resepsiyon görevlisi, görev tanımında belirtilen hususları yerine getirmekten sorumludur. Spor Koordinatörlüğünün yapmış olduğu tesis kontrollerinde raporlanan eksiklikleri en kısa zamanda giderecek davranışları göstermek ve uygulamaları başlatmaktan sorumludur.

3  Uygulama

3.1 Spor Koordinatörlüğü Tarafından Yapılan Tesis Kontrolleri

Spor Koordinatörlüğü tarafından yapılan tesis kontrolleri, ENK-SP-03-FR14 Tesis İşletme Kontrol Listesi Formunda belirtilen kriterlere göre Spor Koordinatörü Yardımcısı tarafından yapılır.

Bu kontrollerde bir eksiklik bulunması halinde konu ile ilgili alınacak akisyonların açıklaması ve tamamlanması gereken son tarih Spor Koordinatörü Yardımcısı tarafından form üzerinde belirtilir ve aksiyon alacak ilgili idari amire EDMS üzerinden yönlendirilir.

3.2 Tespit Edilen Eksikliklerin Giderilmesi İçin Aksiyon Planlama

Tespit edilerek kendisine yönlendirilen eksiklik için idari amir konuyla ilgili açıklama yaparak;

• alınacak aksiyonları belirler,
• aksiyon için bir termin oluşturur,
• ve planlama yaptığı tarihi de belirterek

tüm bu tespitlerini iş akış formunun üzerine kaydeder.

Planlanan bu faaliyetlerin tamamlanma durumunun takibinden ilgili idari amir sorumludur. Bu takip sonucunda aksiyonun tamamlanması için yeni termin verme ihtiyacı oluşur ise yeni termin (en fazla iki kez olmak üzere) İdari Amir tarafından belirlenir ve ilgili alana girilir.

İdari amir, aksiyonun tamamlanmasının ardından sonuç ve açıklama tarih belirtilerek (eksiklik) bildirimi kapatır. İdari amir bildirimi kapatırken alınan aksiyonu destekleyici fotoğraf, dosya vb. gibi delilleri kabinete ek olarak ekler.

3.3 Spor Koordinatörlüğü Tarafından, Kapanış ve Etkinlik Değerlendirmesi

Spor Koordinatörlüğü, her bir tesis kontrolünde, önceki kontrollerden açık kalan veya doküman kontrolü ile kapatılmış olup da yerinde etkinliğini görmek istediklerini kontrol eder.

Bu kontroller ile aksiyonların gerçekleşme durumunu ve etkin olup olmadığını değerlendirir. Tamamlanan aksiyonların yeterli olup olmadığı iş akışı üzerinde belirtilir. Eksikliğin nasıl kapatıldığına dair kapatan kişi, kapatma tarihi ile son durum açıklaması forma eklenir.