SPORTİF SEYAHATLERDE ULAŞIM VE KONAKLAMA KRİTERLERİ TALİMATI

1  Amaç ve Kapsam

Bu talimatın amacı, ENKA Spor Kulübü Derneği (Kulüp) bünyesinde faaliyet gösterilen sportif branşlarla alakalı kamp, müsabaka, turnuva ve yarışmalar için ulaşım yöntemleri ve konaklama tesisi seçimine yönelik kriterlerin belirlenmesini ve organizasyonun bu kriterler doğrultusunda gerçekleşmesini sağlamaktır.

2  Sorumluluklar

2.1 Baş Antrenörler, Spor Koordinatörü Yardımcısı, İdari Menajer

Baş antrenörler yıllık faaliyet planı çerçevesinde katılmayı planladıkları organizasyonlarla alakalı tarih, yer ve katılımcı sayısı ile diğer ihtiyaçları belirlemekten ve Spor Koordinatörü ile Genel Müdürün onayına sunmaktan sorumludur.

Ulaşım için karayolunda kullanılacak bir firma ile anlaşma yapılabilmesi veya anlaşmalı taşımacılık firması kategorisine alınabilmesi için belirlenmiş kriterlere göre değerlendirme spor koordinatörü yardımcısı tarafından yapılır.

İdari menajer, onaylanan organizasyonun ulaşım yöntemi ve konaklama tesisi seçimini, belirlenmiş olan kriterler doğrultusunda yapıp, ilgili rezervasyon ve diğer işlemleri gerçekleştirmekten sorumludur.

2.2 Spor Koordinatörü

Spor Koordinatörü, baş antrenörlerin yukarıda belirtilen planlama sorumluluklarına ilave olarak bu ihtiyaçların dönemsel ve gerekli olduğu zamanlarda revize edilmesinden, ilişkili bütçeye uygun şekilde gerçekleştirilmesinden Genel Müdüre karşı sorumludur.

2.3  Mali İşler, Muhasebe ve Personel Müdürü

Mali İşler, Muhasebe ve Personel birimi, kriterler doğrultusunda gerçekleştirilen ulaşım ve konaklama faaliyetlerinden kaynaklı oluşan ve prosedürlere uygun şekilde beyan edilen bedellerin usulüne uygun şekilde ödenmesi (avans ya da gerçekleşme sonrası banka transferi) ile hizmet karşılığı alınan evrakların muhasebeleştirilmesinden sorumludur.

2.4 Süreç Sorumlusu

Ulaşım ve konaklama kriterlerinin, Kulübün ve ilgili spor branşının ihtiyaçları doğrultusunda belirlenmesi, güncel dönem şartlarına uygun olarak revize edilmesi ve seçimlerin bu kriterlere göre yapılmasıı sağlamaktan sorumludur.

Bu süreç için süreç sorumlusu İdari Menajer pozisyonudur.

3  Uygulama

3.1 Genel Kurallar

Sportif seyahatler için kullanılacak olan ulaşım yöntemi ve konaklama tesislerinin seçimi tüm branşların eşit şartlarda fayda sağlayabileceği, kafilenin müsabakalar ve yarışmalar süresince tüm temel ihtiyaçlarının karşılanabileceği şekilde yapılır. Bu seçimler sportif faaliyette bulunacak olan branşın temel özelliklerine, ihtiyaçlarına ve dönemsel şartlara göre revize edilebilir.

Sportif Seyahatlerde Ulaşım Kriterleri

Seyahatler için ulaşım yöntemi;

• Yasal düzenlemelere uygunluğunu ve sektörel yeterliliğini kanıtlamış firmalar arasından,
• Seyahatin Kulüp merkezine (İstanbul) uzaklığına göre kara ya da hava yolu olarak,
• Kara yolu ulaşımlarında Kulübün anlaşmalı taşıma firması öncelikli olarak, kafilenin kişi sayısına göre servis aracı ya da otobüs firmalarıyla,
• Hava yolu seyahatlerinde ENTAŞ firmasının aracılığı ile tarifeli sefer düzenleyen firmalarla,
• Branşın temel özelliklerine, ihtiyaçlarına ve dönemsel şartlara göre revize edilebilecek şekilde,
• ENKA politika ve prosedürlerine uygun olarak,

Planlanır ve yukarıdaki kriterler ışığında belirlenerek İdari Menajer tarafından Genel Müdür onayına istinaden şeçilir.

Karayolunda kullanılacak bir firma ile anlaşma yapılabilmesi veya anlaşmalı taşımacılık firması kategorisine alınabilmesi için spor koordinatörü yardımcısı tarafından D2 yetki belgesi, SRC2 belgesi, psikoteknik raporu, araçların yaşı gibi kriterlere göre bir değerlendirme yapılır. Bu değerlendirmenin kaydı EDMS üzerinde saklanır.

3.2  Sportif Seyahatlerde Konaklama Kriterleri

Seyahatler için konaklama tesisleri;

• Yasal düzenlemelere uygunluğunu ve sektörel yeterliliğini kanıtlamış firmalar arasından,
• 4 yıldız ya da eşdeğer nitelikte,
• Mümkün olduğunca organizasyonun gerçekleşeceği spor tesisine yakın,
• Tam pansiyon hizmet verebilen,
• Tercihen tüm sporcu, antrenör ve idari kadronun aynı anda konaklayabileceği kapasitede,
• Gerekli teknik donanıma sahip toplantı salonu bulunan,
• Sektörün gerektirdiği yetki belgeleri ve diğer sertifikasyonlara sahip,
• Branşın temel özelliklerine, ihtiyaçlarına ve dönemsel şartlara hızlıca uyum sağlayabilecek,
• ENKA politika ve prosedürlerine paralel doğrultuda hizmet veren,

Kuruluşlar arasından İdari Menajer tarafından Genel Müdür onayına istinaden seçilir. Seçilen bu kuruluşların sayılan kriterlere göre değerlendirildiğini gösteren kayıtlar excel formatında oluşturulur ve EDMS’de saklanır.