Gelen - Giden Evrak Kaydı ve Yönetimi Talimatı

1.  Amaç ve Kapsam

Bu talimatın amacı ENKA Vakfı, ENKA Spor Kulübü Derneği ve İktisadi İşletmesi’ne gelen – giden evrakların kabulü, genel müdüre imzaya çıkartılması, dağıtım noktalarının belirlenmesi, yazının EDMS’ye yüklenerek ilgili birimlere dağıtılması ve cevap/eylem gerektiren evrakların EDMS üzerinden takibinin doğru şekilde yapılmasını sağlamaktır.

2. Sorumluluklar

2.1.  Sekreterya

Spor Kulübü Derneği ve İktisadi İşletmesi’ne gelen evrakların kabulü, eylem gerektirip gerektirmediğinin tespiti ve dağıtım yerlerinin belirlenmesi için ilgili birim koordinatöründen paraf alınması, genel müdüre imzaya çıkarılması, EDMS’ye yüklenerek ilgili birimlere dağıtılması ve cevap/eylem gerektiren yazıların takip edilmesi, yazılan cevapların postalanması ve ilgili kurum ya da kişiye ulaşıp ulaşmadığının takibi konularından sorumludurlar.

2.2. Koordinatörler

Görevde bulundukları birimlere  gelen evrakların paraflanması, dağıtım yerlerinin belirlenmesi, eylem/cevap gerektirip gerekmediğinin tespitinden sorumludur. Ayrıca cevap gerektiren yazıların cevaplanması aşamasında; birim çalışanlarını yazının hazırlanması ve Genel Müdür’den görüş onay alınması konularında yönlendirmekle sorumludur.

2.3. Birim Amirleri

Gelen yazıların takibi, cevap/eylem gerektiren yazıların birim koordinatörünün ve genel müdürün talimatları doğrultusunda hazırlanması, Genel Müdür’e imzaya çıkarılması, taranarak EDMS’ye yüklenmesi ve yazının ıslak imzalı halinin  postalanmasının sağlanmasından sorumludur.

2.4. Genel Müdür Asistanı

Bu talimatın amacına ulaşabilmesi için uygulanması, takip edilmesi, geliştirilmesi ve güncel tutulmasından, bu talimata uygunluğun izlenmesinden Gelen-Giden Evrak Yönetimi süreç sahibi olarak sorumludur.

Ayrıca ENKA Vakfı’na gelen –giden evrakların EDMS’de kayıt altına alınmasından sorumludur.

2.5. İmzaya Yetkisi Olan Yöneticiler

Yönetim Kurulu tarafından imzaya yetkisi verilen yöneticiler gönderilecek olan yazıların imzalanmasından sorumludurlar.

3. Uygulama

Gelen-Giden evrakların kayıt ve takibi EDMS üzerinden ENKA Vakfı, Spor Kulübü Derneği ve İktisadi İşletmesi için ayrı ayrı açılmış klasörlerde yürütülür.

3.1. Gelen Evrak Yönetimi

       Gelen – Giden Evrak Yönetimi Akış Şeması’nndaki adımlar izlenir;                                    

1. Evrağın Kabulü
2. “İlgili Birim Koordinatörü” tarafından dağıtım noktalarının belirlenmesi ve yanıt gerekiyorsa üzerine “Act. Required” notunu düşüilmesi. Kısaca “action” yazılabilir.
3. Genel Müdür’e sunulması ve paraf alınması
4. EDMS’de kayıt açılması; EDMS’de kayıt açılırken aşağıda yer alan alanların doğru şekilde doldurulması;

• Document Title (Doküman Başlığı)
• Document From (Dökümanın nereden geldiği )
• Document To (Dökümanın nereye geldiği)
• Document Date (Evrakın Tarihi)
• Is actiın Requred ( Yanıt/Eylem gerekli mi) : Yanıt/eylem gerekiyorsa “yes” olarak işaretlenir. Yanıt/eylem gerekmiyorsa “no” olarak işaretlenir.(Bu bölümün özellikle kullanılması yanıt/eylem  gerektiren yazıların takibini kolaylaştırmaktadır. ) ,
• Date Received (Yazının teslim alındığı tarih)
• Original Doc No (Evrak Numarası ): Gönderen kurumun yazıya verdiği sayı
• Attention To (İlgilisi ): İlgili birim koordinatörü yazılır.
• Company Name (Şirket Adı) : Yazının geldiği kurum/kişi adı yazılır.
• Action Status (Yanıt/Eylem Durumu ): Bu alan cevaplanması gereken yazılara cevap yazıldıktan sonra “closed” olarak değiştirilir. Cevap verilmeden önceki hali “open” olarak kalmalıdır.
• Action Due Date (Cevap/Eylem Beklenen Son Tarih): Eğer gelen yazıda belirli bir tarihe kadar herhangi bir yanıt ya da eylemde bulunulması isteniyorsa bu alana o tarihin atılması ve takip edilmesi gerekmektedir.

3.2. Giden Evrak Yönetimi

1. Birim koordinatörü yönlendirmesi ve Genel Müdür’ün onayı doğrultusunda cevap hazırlanması
2. EDMS’de kayıt açılarak giden evrak numarası verilmesi ve EDMS’de kayıt açarken aşağıda yer alan alanların doğru şekilde doldurulması;

• Document Title (Doküman Başlığı)
• Document From (Dökümanın nereden geldiği )
• Document To (Dökümanı nereye geldiği)
• Document Date (Evrakın Tarihi): Bu alana evrakın üzerindeki  tarih yazılır
• Is Action Required ( Yanıt/Eylem gerekli mi) : Yanıt /Eylem gerekiyorsa evet olarak işaretlenmesi,
• Original Doc No (Evrak Numarası): EDMS’nin otomatik olarak vereceği numara bu alana kopyalayarak yapıştırılır.
• Prepared By (Hazırlayan Kişi)
• Attention To (İlgilisi) : İlgili Birim Koordinatörü
• Company Name (Şirket Adı) : Evrakın gittiği kurum/kişi adı
• Action Status (Yanıt/Eylem Durumu): Yanıt eylem bekleniyorsa “open”, beklenmiyorsa “closed” olarak seçilir. Bu yazıya yanıt geldiğinde ya da beklenen eylem gerçekleştiğinde ise “closed “ olarak değiştirilerek kaydedilmesi gerekir.
• Action Due Date (Cevap/Eylem Beklenen Son Tarih): Yanıt/eylem gerektiren yazılarda, yanıt/eylemin gerçekleştirilmesinin istendiği son tarihi gösterir.

4.Gelen Giden Evrakların İlişkilendirilmesi

Birbirleriyle ilişkisi olan gelen-giden yazılar ile başka her türlü evrak EDMS’de yer alan “relations “ özelliği kullanılarak birbirleriyle ilişkilendirilmelidir.

5.Sürecin Kontrolü

EDMS’ye yüklenen Gelen-Giden evrakların doğru şekilde kayıt altına alınıp alınmadığına dair haftalık ve aylık kontroller Genel Müdür Asistanı tarafından yapılır.